Als Microsoft of Google ineens wegvalt

De kans is klein, maar het gebeurt. Een account wordt geblokkeerd, een storing duurt een dag, of er komen sancties. Dan wil je weten of je nog bij je mail en bestanden kunt.

Drie manieren om erbuiten te komen staan

Een geblokkeerd account. Lukt een betaling 30 dagen niet, dan schorst Google je abonnement. Na meer dan 60 dagen kan Google het opzeggen, en dan kun je je gegevens kwijtraken, staat op de hulppagina. Bij Microsoft kunnen na het einde van een abonnement eerst alleen beheerders nog bij de gegevens, en daarna worden ze gewist (uitleg van Microsoft). Ook bij een vermoeden van misbruik kan een leverancier een account blokkeren.

Een storing. Grote storingen duren meestal uren, geen dagen. Je gegevens zijn dan niet weg, maar je kunt er even niet bij.

Afsluiting door politiek. In 2025 raakte de hoofdaanklager van het Internationaal Strafhof na Amerikaanse sancties zijn Microsoft-mail kwijt. Microsoft bevestigde dat hij is losgekoppeld, maar zegt dat de dienst aan het Strafhof zelf nooit is gestopt. Voor een gewoon bedrijf is dit risico klein. Het laat wel zien dat het kan.

Is de prullenbak van Microsoft of Google een back-up?

Nee. Verwijderde bestanden blijven bij SharePoint en OneDrive 93 dagen in de prullenbak. Bij Google kan een beheerder Drive-bestanden tot 25 dagen na het legen van de prullenbak terughalen. Dat helpt bij een vergissing. Maar die kopieën staan bij hetzelfde bedrijf en in hetzelfde account. Is het account weg, dan zijn zij ook weg.

Dit heet gedeelde verantwoordelijkheid. De leverancier zorgt dat de dienst draait en dat zijn datacenters veilig zijn. Jij bent verantwoordelijk voor je eigen gegevens. Microsoft schrijft dat zelf: welke clouddienst je ook gebruikt, je gegevens blijven jouw verantwoordelijkheid. Google noemt in de uitleg over Vault een export of een back-up via een partner om je te beschermen tegen fouten en gijzelsoftware.

Een back-up bij een ander bedrijf

Er zijn diensten die elke dag een kopie maken van je mail, agenda, bestanden en chats. Kies er een die je gegevens buiten Microsoft en Google bewaart. Anders staat je kopie op dezelfde plek als het origineel. Een paar voorbeelden, zonder voorkeur:

De 3-2-1-regel

Een handige vuistregel: houd 3 kopieën van je gegevens, op 2 verschillende soorten opslag, waarvan 1 op een andere plek. Bijvoorbeeld het origineel bij Microsoft, een kopie bij een back-updienst en een kopie op een opslagapparaat op kantoor. Zorg dat minstens één kopie niet te wissen of aan te passen is, ook niet door een beheerder. Dan helpt de back-up ook tegen gijzelsoftware, die bestanden op slot zet en losgeld vraagt.

Test of terugzetten werkt

Een back-up die je nooit hebt teruggezet, is een gok. Test daarom twee keer per jaar. Zet één mailbox en één map terug in je eigen omgeving, en kijk of alles er is en hoe lang het duurde.

Test ook het ergste geval: je account is weg. Kun je dan bij je back-up zonder in te loggen bij Microsoft of Google? Zorg dat het inloggen bij je back-updienst daar los van staat. Zet daarna een paar mailboxen en mappen terug bij een andere aanbieder, zoals een Europese mailaanbieder of Nextcloud. Meet hoe lang dat duurt per gigabyte en reken uit hoe lang het voor alles zou duren. Dat getal hoort in je exitplan.

Regel ook je domeinnaam. Staat die bij een andere partij dan Microsoft of Google, dan kun je je mail zelf naar een andere aanbieder laten gaan.