Blijven, maar goed geregeld

Voor de meeste bedrijven is blijven bij Microsoft 365 of Google Workspace de beste keuze. Overstappen kost veel tijd en geld, en lost niet elk risico op. Blijven werkt wel alleen als je vier dingen goed regelt.

1. Beveiliging en extra maatregelen

Zorg eerst dat de basis klopt: inloggen met een tweede stap, zo weinig mogelijk beheerders en bijhouden wie wat doet. Zet daarna je gegevens in een Europese regio. Voor het kleine deel dat heel gevoelig is, kun je een eigen sleutel gebruiken. Welke maatregel wat doet en welke licentie je nodig hebt, staat bij extra maatregelen.

2. Afspraken op papier

Met een leverancier die persoonsgegevens voor je bewaart, sluit je een verwerkersovereenkomst. Daarin staat hoe hij met die gegevens omgaat. Kijk daarin op welke grond je gegevens naar de VS mogen, en wat de leverancier doet als een buitenlandse overheid om je gegevens vraagt. Kijk ook of je contract regelt hoe je weg kunt. Sinds 12 september 2025 moet dat volgens de Data Act.

3. Een exitplan

Een exitplan beschrijft hoe je vertrekt als het moet: welke gegevens je meeneemt, waarheen, wie het doet en hoe lang het duurt. Je hoeft het niet uit te voeren, maar je moet het wel kunnen. Waarom zo'n plan nuttig is, lees je in een exitplan is nuttiger dan een overstap. Hoe je het stap voor stap maakt, staat bij zo maak je een exitplan. Hoe de export bij Microsoft en Google werkt en wat er niet meekomt, staat bij je data eruit halen.

4. Een back-up buiten de leverancier

Microsoft en Google zorgen dat hun dienst blijft draaien. Ze maken geen back-up voor jou. Raak je je account kwijt, dan ben je ook je gegevens kwijt. Een kopie bij een ander bedrijf of op een eigen apparaat lost dat op. Wat je dan regelt en hoe je test of het werkt, staat bij als Microsoft of Google ineens wegvalt.

Waar begin je?

Heb je weinig tijd, begin dan met de back-up. Die beschermt je tegen de meeste problemen, van een fout van een medewerker tot een geblokkeerd account. Daarna komen het exitplan, de afspraken en de extra maatregelen.