Overstappen: wat er echt bij komt kijken
Mail en bestanden verhuizen is technisch goed te doen. De tijd en het risico zitten in alles wat eraan vastzit. Bekijk eerst deze onderdelen. Welke aanbieders er zijn, staat bij Europese alternatieven.
| Onderdeel | Waarom het lastig is | Wat je vooraf uitzoekt |
|---|---|---|
| Inloggen | Met je Microsoft- of Google-account log je vaak ook in bij andere apps. Ga je weg, dan moet dat inloggen ook verhuizen. | Welke apps je met je Microsoft- of Google-account opent |
| Mail en archief | Bewaartermijnen en gedeelde mailboxen gaan niet vanzelf mee. | Hoe lang je mail moet bewaren en waar het archief komt |
| Bestanden en rechten | Wie welk bestand mag zien, gaat niet mee. Links in documenten werken niet meer. | Hoeveel je deelt met mensen buiten je bedrijf |
| Samenwerken | Samen in een document werken, chatten en vergaderen gaan anders. | Wat mensen echt elke dag gebruiken |
| Koppelingen | Automatiseringen en koppelingen met andere software moeten opnieuw. | Een lijst van alle koppelingen en wie ze beheert |
| Apparaten | Het beheer van laptops en telefoons zit vaak in hetzelfde pakket. | Hoe je laptops en telefoons straks beheert |
| Mensen | Nieuwe programma's vragen gewenning. Wie veel met macro's werkt, merkt het eerst. | Wie uitleg nodig heeft en wie wil meetesten |
In welke volgorde
Begin met het inloggen, want daar hangt alles aan. Kies een inlogsysteem dat blijft staan, welke werkplek je ook kiest. Daarna mail, dan bestanden, dan koppelingen. Werk een tijd met beide systemen naast elkaar, en betaal dan ook voor allebei. Reken voor een middelgroot bedrijf eerder in kwartalen dan in weken. Hoe je je gegevens eruit haalt, staat bij je data eruit halen.
Deels verhuizen
Je hoeft niet alles te verhuizen. Je kunt ook alleen het deel verhuizen waarvoor een strenge eis geldt. Denk aan zorgdossiers in een Europees systeem terwijl de rest in Microsoft 365 blijft. Of een aparte Nextcloud voor onderzoek naast Google Workspace. Dat werkt als de grens duidelijk is en mensen in beide omgevingen met hetzelfde account inloggen.
Het risico zit bij mensen. Met twee plekken voor bestanden zet iemand weleens iets op de verkeerde plek. Maak de grens dus zichtbaar, met labels of aparte mappen, en kijk af en toe of het goed gaat.