Je data eruit halen bij Microsoft en Google

Of je nu wilt overstappen, een exitplan maakt of een back-up wilt: je moet weten hoe je je gegevens eruit krijgt. Dat kan bij allebei. Maar het duurt langer dan je denkt, en niet alles komt mee.

Google Workspace

Elke gebruiker kan zijn eigen gegevens downloaden met Google Takeout, als de beheerder dat toestaat. Voor een klein team is dat vaak genoeg.

Voor de hele organisatie is er de exporttool voor beheerders (Data Export). Die haalt de gegevens van alle gebruikers en gedeelde drives op, ook van geschorste gebruikers. Je hebt een hoofdbeheerder nodig met een account van minstens 30 dagen oud die inlogt met een tweede stap. De export is er op zijn vroegst na 48 uur. Meestal duurt het 72 uur, maar het kan tot 14 dagen duren. Daarna staat de export 60 dagen klaar en wordt hij gewist. Heb je meer dan 1000 gebruikers, neem dan eerst contact op met Google.

Let op: voor Gmail, Drive en Chat moet je abonnement actief zijn. Is het opgezegd of geschorst, dan zitten die gegevens niet in de export.

Google zegt zelf dat Vault geen back-up is. Vault is bedoeld om gegevens te bewaren voor juridische zaken. Het kan niet alles exporteren en niets automatisch terugzetten.

Microsoft 365

Microsoft heeft geen knop om alles in één keer te exporteren. Je gebruikt een paar wegen naast elkaar.

Mail haal je eruit met eDiscovery in Microsoft Purview. Dat is de zoek- en exporttool voor beheerders. Je zoekt in mailboxen en exporteert wat je vindt als PST-bestand, het bestandstype van Outlook. Een gebruiker kan zijn eigen mailbox ook als PST opslaan vanuit de klassieke Outlook-app.

Bestanden uit OneDrive en SharePoint exporteer je met dezelfde tool. Je krijgt dan kopieën van de echte bestanden, en je kiest hoeveel oude versies meegaan. Voor een klein team werkt downloaden of synchroniseren naar een computer ook.

Teams-chats komen met eDiscovery mee in het PST-bestand. Je kunt ze dan lezen in Outlook, maar niet terugzetten als chat in een ander programma.

Een export staat 14 dagen klaar en wordt daarna gewist. Download hem dus op tijd.

Wat niet meekomt

Bij allebei gaat een deel niet mee, of alleen als los bestand. Wie welk bestand mocht zien, en links naar gedeelde bestanden, stel je op de nieuwe plek opnieuw in. Chats komen mee om te lezen, niet om verder te gebruiken. Van Microsoft Forms en Google Formulieren bewaar je de antwoorden als spreadsheet, maar het formulier zelf maak je opnieuw. Automatiseringen in Power Automate of Apps Script en koppelingen met andere software bouw je opnieuw.

Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties worden bij een export omgezet, meestal naar Word, Excel en PowerPoint. De opmaak kan daarbij verschuiven.

Probeer het nu een keer

Doe een proef met één mailbox en één gedeelde map. Kijk hoe lang het duurt en wat er overkomt. Schrijf dat op in je exitplan. Zo weet je het als het er echt om gaat. Een export is geen back-up: als je account geblokkeerd is, kun je niet meer exporteren. Lees daarom ook als Microsoft of Google ineens wegvalt.