Zo maak je een exitplan

Een exitplan beschrijft hoe je bij Microsoft of Google vertrekt als dat nodig is. Je hoeft het niet uit te voeren. Je wilt alleen weten dat het kan, en hoe lang het duurt. Waarom dat nuttig is, lees je in een exitplan is nuttiger dan een overstap. Hier staat hoe je het maakt. Voor een klein bedrijf past het op een paar pagina's.

1. Maak een overzicht

Schrijf op wat je allemaal bij de leverancier hebt. Begin met de gegevens: mail, agenda's, contacten, bestanden, gedeelde mappen, chats en formulieren. Noteer per onderdeel ongeveer hoeveel het is, in gigabytes. Dat heb je later nodig om te schatten hoe lang een export duurt.

Kijk daarna naar alles wat eraan vastzit. Welke apps open je met je Microsoft- of Google-account? Welke software verstuurt mail via je account, zoals je boekhouding of je website? Welke automatiseringen draaien er? In de beheeromgeving van Microsoft en Google staat een lijst van apps die toegang hebben tot je account. Neem die over in je overzicht.

2. Bepaal wie wat doet

Zet bij elk onderdeel een naam. Wie weet hoe het werkt, wie mag het exporteren en wie controleert of alles is overgekomen? In een klein bedrijf is dat vaak één persoon. Zorg dan dat iemand anders weet waar het plan ligt.

Let op beheerrechten. Voor een export van de hele organisatie heb je bij Google een hoofdbeheerder nodig, en bij Microsoft een beheerder met rechten voor eDiscovery. Is je enige beheerder ziek of vertrokken, dan sta je stil. Zorg daarom voor minstens twee beheerders.

3. Schrijf per systeem op hoe je de gegevens eruit haalt

Noteer per onderdeel hoe je het exporteert, in welk formaat, en waar het naartoe kan. Bij Google gebruik je Takeout per gebruiker of de exporttool voor beheerders voor iedereen. Die export duurt meestal 72 uur, soms tot 14 dagen, en staat daarna 60 dagen klaar. Bij Microsoft haal je mail en Teams-chats eruit met eDiscovery als PST-bestand, en bestanden uit OneDrive en SharePoint als kopieën. Die export staat 14 dagen klaar.

Schrijf ook op wat niet meekomt, zoals deelrechten, formulieren en automatiseringen. Wat precies, staat bij je data eruit halen. Voor andere software, zoals je boekhouding of je klantenbestand, zoek je per pakket op hoe je een export maakt.

4. Zorg voor een back-up buiten de leverancier, en test die

Een export werkt alleen zolang je account werkt. Is je Google-abonnement opgezegd of geschorst, dan zitten mail, Drive en Chat niet meer in de export. Daarom hoort er een back-up bij die buiten Microsoft en Google staat. Schrijf in je plan waar die staat, hoe vaak hij draait en hoe je erbij komt zonder je Microsoft- of Google-account.

Doe daarna een hersteltest. Zet een mailbox en een map terug, en meet hoe lang dat duurt. Bepaal ook hoe snel je weer moet kunnen werken: binnen een dag, of binnen een week? Is het terugzetten te traag, dan moet je back-up anders. Welke back-updiensten er zijn en hoe je test, lees je bij als Microsoft of Google ineens wegvalt.

5. Regel een terugvaloptie voor mail en domein

Je mailadres hoort bij je domeinnaam, niet bij Microsoft of Google. Welke dienst je mail ontvangt, staat in de DNS-instellingen van je domein, een soort adresboek van internet. Het MX-record daarin wijst naar je mailserver. Zorg dat je domein staat bij een bedrijf waar jij zelf inlogt, los van Microsoft of Google. Dan kun je het MX-record zelf omzetten naar een andere mailaanbieder.

Je kunt ook vooraf een tweede mailaanbieder kiezen en daar een account klaarzetten. Noteer welke DNS-instellingen je dan moet wijzigen, ook SPF, DKIM en DMARC. Dat zijn instellingen die laten zien dat je mail echt van jou komt. Zet de TTL van je DNS-records niet te hoog. De TTL bepaalt hoe lang andere servers een oude instelling onthouden, dus hoe lager, hoe sneller een wijziging werkt.

6. Spreek af wanneer je het plan start

Schrijf op in welke situaties je het plan uitvoert, en wie dat beslist. Denk aan een geblokkeerd account dat na een paar dagen nog niet terug is, een flinke prijsstijging, een klant of toezichthouder die een andere aanbieder eist, of het vervallen van de afspraak over gegevens naar de VS (zie wet en beleid). Leg ook vast wat je als eerste doet, bijvoorbeeld de back-up controleren en de export alvast starten. Dan hoef je dat op een slechte dag niet meer te bedenken.

7. Ken je contract en je rechten

Sinds 12 september 2025 geldt de Data Act. Daarin staat dat je bij een clouddienst moet kunnen overstappen. De ACM legt in haar Leidraad Cloud uit wat er daarom in je contract moet staan. De opzegtermijn om een overstap te starten is hoogstens twee maanden. Daarna volgt een overgangsperiode van hoogstens 30 dagen, waarin de dienst doorloopt en de leverancier je helpt. Lukt dat technisch niet, dan moet de leverancier dat binnen 14 werkdagen uitleggen en mag de overgang tot zeven maanden duren. Na de overgang heb je nog minstens 30 dagen om je gegevens op te halen.

Tot 12 januari 2027 mag een leverancier alleen de kosten rekenen die direct met je overstap te maken hebben. Daarna mag hij voor het overstappen zelf niets meer rekenen. Gewone abonnementskosten en een boete voor eerder opzeggen kunnen wel blijven. Zoek op wat je contract over overstappen zegt, en zet de opzegtermijn en de einddatum in je plan.

8. Test en werk het plan elk jaar bij

Een plan veroudert snel. Er komen apps bij, mensen vertrekken en de leverancier verandert zijn tools. Kies een vast moment per jaar, bijvoorbeeld als je contract wordt verlengd. Loop dan het overzicht na, controleer de namen, doe opnieuw een export en een hersteltest, en schrijf op wat je tegenkwam.